Komunikasi Penugasan Di Millenium Baru

13 Jul

Komunikasi Penugasan di Millenium Baru

Di tengah merebaknya nilai-nilai demokratis dan egaliter, konsep-konsep yang mendukung organisasi dalam mengelola anggotanya ikut berubah. Kecenderungan ini ditimpa oleh pesatnya teknologi informasi, yang menyebabkan pola komunikasi dan interaksi dalam organisasi ikut mengalami perubahan.

Salah satu yang harus ditata kembali dalam konteks kecenderungan ini adalah komunikasi penugasan. Karena komunikasi penugasan adalah urat nadi organisasi yang bertugas menggerakkan roda organisasi. Celakanya, yang namanya komunikasi penugasan selalu berarti sebagai komunikasi downward, yang sedang mengalami tantangan berat dalam kehidupan demokratis. Masyarakat luas sedapat mungkin mengurangi komunikasi model ini. Padahal organisasi tidak akan dapat berjalan dengan baik tanpa komunikasi atasan – bawahan yang berintikan perintah, instruksi, penjelasan, dan distribusi informasi sesuai dengan standar yang telah ditetapkan.

Cara menyusun penugasan dalam “bahasa” dan cara yang lebih egaliter merupakan tantangan bagi manajer/atasan di tengah sikap kritis para bawahan. Pemahaman yang mendalam terhadap tugas yang akan dikomunikasikan menjadi persyaratan utama, agar selalu siap untuk menghadapai pertanyaan kritis dari bawahan. Sikap kritis ini sudah menjadi ciri bawahan era milenium, dan bukannya bermaksud untuk “menjatuhkan” atasan. Kemudian komunikasikan penugasan itu dalam bahasa yang lugas dan sederhana, jelas dan dapat dimengerti, yang dapat dirangkum dalam 5 K, yaitu: kejelasan, kelengkapan, keringkasan, keterusterangan, dan kesopanan.

Rasa keadilan dalam komunikasi penugasan harus mendapat perhatian. Apalagi persepsi tentang keadilan bisa bersifat sangat subyektif. Berilah dorongan kepada bawahan untuk menyampaikan pertanyaan, untuk menghilangkan ganjalan yang mungkin ada serta menimbulkan kemungkinan untuk memperoleh masukan yang bertujuan untuk mengoptimalkan hasil.


Tipologi

Kemampuan untuk menyesuaikan persepsi dan harapan perusahaan dengan persepsi dan harapan bawahan menjadi sangat penting. Pada tataran ini masalah individual differences benar-benar harus dipahami dengan baik. Karena organisasi di masa mendatang akan dipenuhi oleh para ”demokrat” yang merasa berhak untuk mempunyai pendapat sendiri. Perbedaan bukan lagi merupakan hal yang tabu, dan menimbulkan masalah tersendiri dalam penyesuaiannya. Untuk mempermudah, kita dapat identifikasi berdasarkan tipologi terhadap karakter-karakter si penerima penugasan.

  • Tipe yang pertama adalah karakter “Bukan Basa Basi”. Individu semacam ini cenderung apa adanya, tidak menyukai rincian yang panjang lebar, ekstrim dalam memandang permasalahan (permasalahan dilihat sebagai hitam–putih), serta cenderung melaksanakan tugas segera setelah komunikasi penugasan diberikan. Untuk mengahadapi tipe ini atasan diharapkan memberikan penugasan secara langsung dan tidak banyak melakukan basa-basi. Utarakan terlebih dahulu dan ungkapkan poin-poin utama, dan tanyakan apakah informasi tambahan diperlukan. Karena tipe ini sering memandang permasalahan secara hitam – putih, berikan dua alternatif pilihan untuk pelaksanaan penugasan. Terhadap kecenderungan melaksanakan tugas sesegera mungkin, berikanlah penugasan pada saat yang tepat.
  • Tipe yang kedua adalah tipe Sokratik. Tipe ini menyukai perincian tugas, diskusi, negosiasi dan persuasi. Dengan demikian sebaiknya penugasan diberikan dengan rincian yang lengkap, serta kesempatan untuk memberi masukan. Mereka juga mampu melihat tugas keseluruhan dan mampu menyesuiakan diri dengan kondisi kerja yang bervariasi, serta cenderung tidak suka dikuliahi. Maka, atasan tidak boleh menyerah jika mereka mengalami kegagalan awal, karena mereka cepat menyesuaikan diri dan mengejar ketertinggalannya. Pola komunikasi yang diperlukan bersifat dua arah untuk memberikan kesempatan kepada mereka untuk berbicara.
  • Tipe yang ketiga adalah tipe Reflektif. Mereka sangat mengutamakan terbentuknya hubungan interpersonal yang baik dengan atasan, cenderung menghindari informasi yang tidak menyenangkan dan mampu menarik rekan sekerja untuk lebih terbuka dan kooperatif dalam bekerja. Atasan sebaiknya meluangkan waktu untuk membina hubungan baik dengan mereka, dan gunakan bahasa serta cara yang halus untuk menyampaikan informasi terutama informasi negatif. Tunjukkan rasa kepedulian pada kebutuhan mereka serta kepedulian terhadap situasi yang mereka hadapi. Mereka juga dapat dimanfaatkan sebagai reinforcer kelompok kerja.
  • Tipe yang keempat adalah tipe Si Hakim. Mereka merasa yakin pada kemampuan diri untuk melaksanakan tugas yang diberikan, dan suka berargumentasi. Mereka juga fokus pada inti penugasan, tetapi menuntut adanya penjelasan mengenai pelaksanaan tugas. Dalam berkomunikasi cenderung untuk lebih banyak berbicara daripada mendengarkan. Menghadapai mereka atasan tidak boleh lupa untuk memebrikan pujian terhadap kinerja yang telah ditunjukkan. Dalam memberikan penugasan lakukan langsung apada inti permasalahan dengan rincian singakat pelaksanaannya. Berikan pula kesempatan untuk menyatakan pendapat, tetapi kendalikan situasi percakapan.
  • Tipe yang kelima adalah tipe Kandidat. Mereka sangat suka berbicara, suportif dan menyenangkan. Namun mereka cenderung menarik diri apabila berada dalam situasi yang mencerminkan adanya kekerasan dan ancaman. Biasanya mereka menggunakan pengalaman kerja sebagai dasar argumentasi. Atasan harus memberikan kesempatan untuk berbicara, mendengarkan dengan antusias, tetapi dapat mengendalikan waktu dan topik pembicaraan. Ketegasan dalam memberikan tugas sangat diperlukan dalam menghadapi mereka, tapi tidak boleh terlalu menekankan pada punishment terhadap kegagalan pelaksanaan tugas. Berikan gambaran mengenai standar kerja sebagai pedoman utama.
  • Tipe keenam adalah tipe senator. Mereka adalah penerima tugas yang pandai berkomunikasi, cenderung mengemukakan apa adanya dan seorang active listener. Mereka mengganggap kesuksesan membina komunikasi penugasan sebagai strategi awal meningkatkan karirnya. Sebelum melakukan komunikasi telah menganalisa pola pikir dan kemampuan yang dimiliki atasan. Meskipun merupakan pekerja potensial dan smart, namun tidak mudah dibaca dan tidak mudah dikendalikan. Dalam menghadapi mereka komunikasi penugasan dilakukan langsung pada inti tugas, pedoman kerja, serta penejelasan singkat. Beri kesempatan menyatakan masukan/ide. Sebaiknya sebelum melakukan komunikasi penugasan, pikirkan pendekatan dan strategi yang tepat untuk menghadapi pertanyaan dan diskusi yang mungkin diajukan (baik positif maupun negatif). Usahakan memperoleh penerimaan mutlak terhadap “kemampuan” atasan., serta melakukan pengendalian “ketat”, tapi jangan tampak nyata.

Pemahaman yang baik terhadap karakter bawahan, akan mempermudah dan meningkatkan daya guna komunikasi penugasan.

Sumber:

http://www.jakartaconsulting.com/publications/articles/talent-management/komunikasi-penugasan-di-millenium-baru

  • 13 Jul, 2017
  • 168Solution Public Class

Share This Story