Etika Bertugas Sebagai Staf Call Center

15 Jan

Etika Bertugas Sebagai Staf Call Center

Tugas sebagai staf call center merupakan tugas yang menantang, tetapi bermanfaat dalam aspek bisnis. Menangani pelanggan melalui call center akan membuat pelanggan menjadi loyal atau bahkan pergi dan hal ini sangat bergantung pada bentuk pelatihan yang diberikan. Berikut ini adalah etika ketika melakukan tugas sebagai staf call center:

Konsistensi

Pastikan semua orang di call center menjawab secara konsisten. Panggilan yang dibuat dengan standar akan membuat semua pelanggan tahu bahwa mereka menekan nomor yang tepat. Ucapkan sapaan waktu untuk penelpon, lalu biasanya yang paling banyak di gunakan oleh perusahaan-perusahaan adalah menyambungkan dengan nama perusahaan dan di sertakan oleh nama staff call center itu sendiri, seperti contoh berikut: “Selama Pagi, PT Satu Dua Tiga dengan Nisa”.

Tersenyum ketika berbicara kepada pelanggan

Meski senyuman Anda tidak nampak, tetapi pastikan bahwa staf call center terdengar senang ketika berbicara dengan pelanggan. Jika staf call center berbicara tidak ramah, tentu akan sangat buruk bagi pelanggan. Ingat bahwa kata-kata dan perubahan nada suara melalui telepon jauh lebih penting. Hal ini dikarenakan 3 detik pertama biasanya adalah hal yang paling mencerminkan perusahaan itu, sapaan dengan senyum dapat di ciptakan dengan menyediakan cermin pada meja, dengan ini Anda dapat melihat wajah Anda dan berbicara dengan senyum dan nada ceria ke pelanggan.

Jangan memotong pembicaraan

Jangan pernah memotong pembicaraan ketika pelanggan sedang mengeluh. Meski sulit dilakukan, staf call center harus dilatih untuk mendengarkan seluruh keluhan pelanggan. Anda harus mendengarkan seluruh ceritanya, meski pada akhirnya Anda harus menyerahkan pelanggan ke rekan Anda. Hal ini dilakukan agar pelanggan merasa dilayani dan di hargai oleh Anda.

Tombol tahan

Tombol tahan atau hold button merupakan teman kerja juga. Jangan pernah menaruh telepon di depan dada untuk meredam pembicara sesama rekan call center sebab pelanggan mungkin saja mendengar hal-hal yang tidak seharusnya didengar. Ada baiknya Anda manfaatkan tombol tahan atau hold agar apapun yang di bicarakan oleh Anda tidak terdengar oleh pelanggan.

Mentransfer ke rekan lain

Tidak semua staff call center dapat menyelesaikan suatu masalah, ada kalanya seseorang tidak dapat menyelesaikan masalah tersebut dan mentransfer ke staff yang lain. Ada baiknya jika Anda memberikan informasi ke pelanggan bahwa untuk masalah ini akan di tangani oleh rekan Anda, dan jangan lupa untuk memberikan informasi berapa lama harus menunggu ketika Anda mentransfer telepon hingga telepon di tangani oleh rekan Anda.

Menjaga pelanggan tetap terinformasi

Sangat penting untuk melatih staf call center untuk memberikan pelanggan sebuah daftar tentang apa yang akan Anda lakukan, serta jangka waktu yang diperlukan. Mengapa hal ini penting? Karena ketika Anda menangani masalah dalam kurun waktu yang lebih cepat, maka pelanggan tahu bahwa Anda sangat  bisa diandalkan, dan saat itu Anda akan memiliki pelanggan setia. Namun, apabila memakan waktu lebih lama daripada yang seharusnya, maka pelanggan akan marah. Jika Anda mengalami masalah yang menghambat jadwal yang Anda janjikan, maka telepon atau kirim email agar pelanggan tahu Anda masih mengatasinya.

Menangani pelanggan yang marah dan kasar

Pertama, jangan pernah berkata “Tenangkan diri Anda” karena tidak ada yang mau mendengar dan tidak akan membantu sama sekali. Hal yang perlu Anda lakukan adalah  meniru volume berbicara pelanggan seperti “Anda berhak untuk marah-marah” atau “Saya tidak percaya ini”. Namun, kata-kata yang keluar harus meyakinkan agar pelanggan merasakan dimengerti. Kemudian secara perlahan-lahan, pelanggan akan menurukan volume suaranya, dan staf call center sekali lagi harus meniru volume berbicara pelanggan. Setelah pelanggan lebih tenang, Anda dapat berupaya agar pelanggan tetap terinformasi guna menggambarkan bagaimana cara memecahkan masalah yang terjadi.

sumber:

https://uangteman.com/blog/tips-trik/etika-bertugas-sebagai-staf-call-center/

  • 15 Jan, 2018
  • 168Solution Public Class

Share This Story